¿Entonces si un inmueble tiene afectación a vivienda familiar o Patrimonio de Familia que se puede hacer?

A. En estas circunstancias recomendamos buscar la posibilidad de embargar otras propiedades. En muchos casos los parqueaderos privados de un inmueble no están protegidos por esta clase de limitaciones. ¿Tu moroso cuenta con parqueadero privado? Si es así, descarga el certificado de tradición del parqueadero y revisar el estado de este

B. Busca otras propiedades a nombre de tu moroso. Esto se puede hacer entrando a la página de la  Superintendencia de Notariado y Registro, en esta página deberás primero registrarte con tu correo electrónico y cedula. Una vez tengas la contraseña inicia sesión y busca el módulo “Consultas de Índices de Propietarios”, allí podrás introducir el numero de la cedula de tu moroso, y si el propietario tiene otras copropiedades a su nombre aparecerán las matriculas inmobiliarias de estas. Con estos numero podrás descargar los certificados de tradición de esas propiedades para verificar la viabilidad de un embargo. (Te recomendamos hacer la búsqueda solo con el numero de cédula, si incluyes el nombre del propietario el sistema tal vez pueda darte información de propiedades de otra persona con el mismo nombre del moroso)

C. Busca vehículos a nombre de tu moroso. Revisa la base de datos de tus residentes, o pregunta a tus guardias cuales son las placas de los vehículos que los morosos utilizan. Con esta información y el número de cedula de tu moroso podrás entrar a la pagina nacional RUNT para revisar la información del vehículo.

En esta página ingresa la placa y cedula del propietario. Si el vehículo está a nombre de tu moroso, la página te dará toda la información del vehículo, si el vehículo no está a nombre del propietario el sistema te responderá que la información no coincide.

Una vez tangas confirmación del sistema de que en verdad este vehículo pertenece al deudor, y no cuenta con gravámenes, entonces con las placas podrás descargar el certificado de tradición y libertad del vehículo, el cual sería el documento oficial para pedir el embargo al juzgado por la mora.

Medidas adicionales para recuperación de cartera:

1. Envío de cartas de cobro persuasivo o prejuridico
2. Acuerdos de Pago
3. Suspensión de Servicios no esenciales en la zona común
4. Inicio de Cobros Ejecutivos

1. Certificado de Tradición Actualizado del bien inmueble

Para el inicio de un cobro ejecutivo lo primero que tendrás que hacer es descargar el certificado de tradición del inmueble en mora. Recordemos que esto se puede hacer a través de la página de la Superintendencia de Notariado y Registro, o yendo a instrumentos públicos de tu ciudad para comprar el certificado de tradición.

Tener presente que, para descargar el certificado de tradición necesitaras el número de matrícula del bien inmueble que pertenece al propietario moroso, el cual podrás encontrarlo en tu reglamento de propiedad horizontal. Si en tu reglamento no están detallados los números de matrícula inmobiliarias de cada bien inmueble, entonces deberás buscar el número de matrícula madre del certificado de tradición de toda la copropiedad el cual debe encontrarse a principios del mimo reglamento. En este certificado de tradición muy probablemente encuentres el número de matrícula individual de cada bien inmueble de tu copropiedad.

El certificado de tradición te servirá para saber a nombre de quien se encuentra el bien inmueble, su cedula o Nit, como también el estado actual del inmueble. La idea es radicar la certificación de deuda solicitando al juzgado un mandamiento de pago al copropietario(s) del inmueble, sin embargo, esta solicitud puede complicarse si el bien inmueble ya se encuentra embargado, si está a nombre del banco, o si existe una afectación a vivienda familiar o Patrimonio Familiar.

Mas adelante te explicaremos los recursos que puedes tener a tu alcance si el inmueble se encuentra a nombre del banco, o si existe alguna afectación a vivienda familiar o Patrimonio Familiar.

2. Como hacer una Certificación de la deuda

Este documento es quizás uno de los procesos que mas temen algunos administradores en el inicio de un cobro ejecutivo. Es importante tener presente que la certificación de la deuda es un documento oficial, radicado bajo juramento que detalla la deuda en mora de un copropietario, y por tal debe reflejar exactamente la deuda como figura en los libros contables de la copropiedad. La inclusión de información errónea en una certificación de deuda puede acarrear serios problemas a un administrador.

Es típico en algunos administradores generar la responsabilidad de la elaboración de la certificación de deuda sobre el contador(a) de la copropiedad, o sobre el abogado(a) de la unidad. Si existe esta colaboración por parte de tu equipo para la elaboración de la certificación de la deuda esto es extraordinario, sin embargo, te recordamos que ante la ley la persona que esta a cargo de la contabilidad de la unidad y la recuperación de cartera es el administrador. Tu eres responsable de elaborar la certificación de la deuda.

Una vez tengas la información del propietario(s), la certificación de deuda deberá contener esta información, la información de la copropiedad, valor de la deuda y las fechas de corte.

En APROPH te brindamos una plantilla que puedes utilizar para elaborar tu propia certificación de deuda. Sin embargo, es importante tener presente que los juzgados civiles municipales no son iguales en sus criterios para recibir las certificaciones de deuda. Algún juzgado te puede exigir retirar honorarios del abogado y costas del proceso de la certificación, como algún otro juzgado te puede solicitar retirar los intereses de mora. En cada caso, lo mas sensato es cumplir con la solicitud y radicar nuevamente la certificación de deuda tal como lo pide el juez. Sin embargo, si sientes que algún juzgado esta siendo irrazonable en sus peticiones, siempre podrás optar por retirar el proceso y radicarlo nuevamente al juzgado de reparto, con la esperanza que te asignen un nuevo juzgado.

Descargar plantilla de Certificación de deuda

3. Representación Legal Actualizada

Para la radicación del cobro ejecutivo necesitaras una copia del certificado de existencia y representación legal no mayor a 30 días de expedición. Sin embargo, algunos juzgados son un poco flexibles con este requisito.

4. Poder de representación del abogado

Para la radicación del cobro ejecutivo por parte de tu abogado(a) necesitaras un poder de representación. Este poder es muy probable que lo haga tu representante y lo envíe a tu correo para tu aprobación y firma. Hoy en día no es necesario notarizar este poder, sin embargo, si debe existir la evidencia de que estas autorizando a tu abogado(a) para que te represente en este proceso, esto usualmente se puede hacer enviando copias al juzgado de los correos cruzado entre el administrador y el abogado(a).

Una vez esté listo el CERTIFICADO DE TRADICION, la CERTIFICACION DE LA DEUDA, la copia actualizada de la CERTIFICACION DE LA EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL, y el PODER DE REPRESENTACION, tu abogado(a) podrá radicar la solicitud en el juzgado de reparto.

Recuerda

1. Antes de iniciar este procedimiento, es recomendable leer el reglamento de propiedad horizontal de tu copropiedad para verificar que estés cumpliendo con tu propia normatividad interna.
2. El inmueble responde directamente por la deuda, inclusive si cambio de dueño porque la obligación es propter rem.
3. El embargo lo decreta un juez, no el administrador
4. Cuando se radica el cobro ejecutivo puedes solicitar de una vez el embargo y secuestre del inmueble, como también embargo a cuentas bancarias del propietario u otros bienes del propietario.
5. Inicialmente el juzgado expide un mandamiento de pago ordenando al propietario del inmueble pagar su deuda. Para esto tendrás que notificar de inmediato al moroso cuando esto suceda.
6. Si al cabo de un tiempo el propietario no ha pagado, entonces podrás escribir otra vez al juzgado solicitando el secuestre del inmueble. Mas adelante podrás solicitar el remate del inmueble si las anteriores no han dado resultados. Es importante mantener estos procesos activos y estar solicitando al juzgado las acciones pertinentes.
7. Toda deuda que no haya tenido una gestión de cobro durante más de 5 años caduca, es decir, si no existe un acuerdo de pago firmado, o si no se inició un cobro ejecutivo por este tiempo, las deudas más allá de 5 años caducan por desistimiento tácito.
8. Asegúrate de estar monitoreando estos casos con el juzgado. Existen casos en los que el propietario rechaza la deuda o el inicio del cobro ejecutivo por algunas razones. Es primordial siempre contestar cada escrito por parte del juzgado o del propietario, so pena de incurrir en un desistimiento tácito y anulación del proceso.

📌 En resumen: cuando la carta prejurídica y el cierre de zonas comunes no logran resultados, el paso siguiente es el proceso ejecutivo, que debe ser llevado con orden, documentos correctos y preferiblemente con asesoría legal experta.

Para la recuperación de cartera el administrador de una Propiedad Horizontal tiene varias herramientas a su disposición como

1. Envío de cartas de cobro persuasivo o prejuridico
2. Acuerdos de Pago
3. Suspensión de Servicios no esenciales en la zona común
4. Que hacer si un inmueble no puede ser embargado?

Esta herramienta es de mucha utilidad en la “presión” que ejerce la administración a los deudores morosos. Sin embargo, esta herramienta requiere de mucho cuidado en su ejecución. Se debe tener la precaución de no violar el derecho a la intimidad e inviolabilidad de la correspondencia. Adicionalmente, existen muchas decisiones de jueces ordinarios que han avalado esta herramienta, peso aun así no es una doctrina fuerte en la corte.

Cuando se refiere a “Cierre de Casilleros” realmente no es que se impida que los residentes reciban su correo. Es importante tener en cuenta que los residentes siempre tendrán derecho a recibir correspondencia. Realmente la connotación “Cierre de Casilleros” se refiere a la acción que ejerce el portero a separar la correspondencia de cada uno de los residentes. Es decir, con esta medida se pretende no separar la correspondencia de algún residente para ponerla luego en su casillero.

La idea es que el administrador ubique una caja presentable y segura en algún lugar de la portería, y que en esta caja se ponga la correspondencia del moroso. Es importante que la caja quede en un lugar de fácil acceso y que no pretenda degradar, humillar, o impedir el acceso del moroso a su correspondencia. También es importante registrar la correspondencia que se ponga en la caja. Adicional, recordar que cuando se reciba correspondencia legal, foto multas, paquetes, de igual manera se debe llamar e informar al moroso.

PROHIBICIÓN AL USO DEL SALON SOCIAL

La prohibición del uso del salón social para los morosos es de mucha utilidad, no solamente se aplica para el alquiler o reservas de salones sociales, sino también, para kioscos, asadores, turcos, saunas, etc.

PROHIBICIÓN AL USO DE PARQUEADEROS COMUNES

Esta herramienta es quizás una de las actividades de mayor impacto que puede ejercer un administrador en gestión de recuperación de cartera. El administrador tiene la potestad para no permitir el ingreso de un vehículo a la zona común cuando los parqueaderos del conjunto residencial son comunes. Esta restricción aplica tanto para vehículos como para motos. Tener presente que esta medida SOLO puede ser aplicada para parqueaderos comunes, para los parqueaderos privados, o asignados por escritura no aplica esta facultad administrativa.

PROHIBICIÓN AL USO DE LA PISCINA

Esta herramienta también es muy efectiva como medida de coerción para el pago de cartera morosa. Sin embargo, al igual que los casilleros su ejecución requiere de mucho cuidado. Se puede negar el uso a la piscina de los residentes morosos, sin embargo, NO se puede negar este uso a los menores de edad del inmueble en mora. Recordemos que según la corte, esta actividad genera una violación al libre desarrollo de la personalidad del menor.

PROHIBICIÓN AL USO DEL GIMNASIO

Esta herramienta también es muy efectiva como medida de coerción para el pago de cartera morosa. Sin embargo, al igual que el cierre de la piscina su ejecución requiere de mucho cuidado. Se puede negar el uso del gimnasio a los residentes morosos, sin embargo, NO se puede negar este uso a los menores de edad del inmueble en mora. Recordemos según la corte, esta actividad genera una violación al libre desarrollo de la personalidad del menor. Por otro lado, si existe una prohibición en tu manual de convivencia para que los menores de edad utilicen el gimnasio, esto no violaría el libre desarrollo de la personalidad del menor.

PUBLICACIÓN DE LA MORA EN LUGARES DE NO ALTA CIRCULACIÓN

La publicación de la mora en lugares de no alta circulación es una herramienta efectiva que los administradores pueden utilizar para la “presión” a los morosos en el pago de sus obligaciones. Recomendamos estar muy seguros acerca del saldo de administración de un apartamento/Casa/Local ANTES de publicar la mora. Existen algunos morosos a los que les da pena esta información pública y deciden ponerse al día con la administración.

Recuerda, las publicaciones de la mora solo incluyen el número del apartamento y el saldo de la mora. Esta información no puede ser publicada en la portería, el cual es un lugar considerado de alta circulación.

CUIDADO

Tener presente que bajo ninguna circunstancia el administrador tiene la potestad para restringir el cierre de zonas comunes que impidan el libre goce y disfrute de un bien inmueble. Es decir, no seria posible cerrar el libre transito de la zona común para un moroso cuando la zona cerrada imposibilitaría al moroso a acceder a su bien inmueble. Adicionalmente, bajo ninguna circunstancia se puede restringir el uso de la citofonía, ascensores, o hacer cortes de servicios esenciales. No se pueden adoptar medidas que degraden, humillen o vulneren derechos fundamentales de los residentes.

Tener presente que bajo ninguna circunstancia se puede impedir el libre trasteo de los enseres de un moroso. Es común de algunos administradores no permitir el ingreso o salida de enseres cuando un bien inmueble esta en mora. Esta es una práctica no está soportada por la ley, la cual puede conllevar inclusive a una imputación de cargos por secuestro simple. Se debe tener en cuenta que con el trasteo no se va a desaparecer el inmueble o la mora. En adición, no se puede impedir el libre disfrute y goce de un bien inmueble.

En conclusión, el cierre de zonas comunes es una medida válida y eficaz para la recuperación de cartera, pero debe aplicarse siempre con criterio, proporcionalidad y respeto por los derechos fundamentales.

Qué hacer cuando la carta prejuridica y el cierre de zonas comunes no surge efecto en el moroso?

Cuando estas medidas no logran resultados, lamentablemente se debe iniciar el proceso ejecutivo de cobro, lo cual implica solicitar ante un juzgado civil municipal la aplicación de una medida cautelar de embargo sobre el bien inmueble.

Una vez más, te recomendamos ANTES de iniciar este proceso leer tu reglamento de propiedad horizontal para estar en cumplimiento con tu propia normatividad.

1. Envío de cartas de cobro persuasivo o prejuridico
2. Acuerdos de Pago
3. Inicio de Cobros Ejecutivos
4. Que hacer si un inmueble no puede ser embargado?

Para el acuerdo de pago tener presente lo siguiente:

1. Estipular claramente cual es el monto de la deuda a la firma del acuerdo de pago.
2. Estipular claramente cómo serán de ahora en adelante los pagos. Montos y fechas de pago. La idea es que el moroso empiece cada mes a pagar su cuota regular de administración, y aparte haga un abono sustancial al total de la deuda.
3. Tener claro cuales son las repercusiones de no cumplir con el acuerdo de pago.
4. Ofrecer incentivos para el acuerdo de pago, como por ejemplo la no entrega del caso al abogado para el inicio del cobro ejecutivo, la apertura de las zonas comunes, la no publicación de la deuda, el congelamiento de los intereses de mora, (el administrador tiene autoridad para congelar intereses de mora a partir de la firma del acuerdo. El administrador no tiene la facultad para condonar intereses de mora ya causados y reportados en los estados financieros).

Descargar plantilla sugerida para redactar un acuerdo de pago con un copropietario en mora

Para la recuperación de cartera el administrador de una Propiedad Horizontal tiene varias herramientas a su disposición como:

1. Envío de cartas de cobro persuasivo o prejuridico
2. Suspensión de Servicios no esenciales en la zona común
3. Inicio de Cobros Ejecutivos
4. Que hacer si un inmueble no puede ser embargado?

Para lo anterior es recomendable que cada mes tu contador(a) te envié el listado de la cartera tan pronto la facturación esta lista para el mes en curso. Usualmente este proceso puede realizarse durante los primeros 5 días hábiles del mes. Es importante que tengas claridad de cuál es el saldo de administración de cada inmueble al principio del mes. Un listado en Excel puede ser una buena herramienta de trabajo.

Una vez tengas este listado, y de acuerdo con el procedimiento descrito en tu reglamento se recomienda enviar una carta de cobro prejuridico al deudor moroso. Una carta prejuridica es aquella carta que se envía ANTES de empezar un cobro jurídico. Esta carta puede ser enviada por el administrador o por su abogado(a). Quien envíe la carta dependerá del manejo que tu como administrador des a esta gestión.

Es importante aclarar que cuando la carta prejuridica es enviada por un abogado(a), esta lleva mas “peso” en su intención de cobro. Es decir, no es lo mismo que un moroso reciba una carta de un abogado(a) a que la reciba de un administrador. Sin embargo, esto conlleva a que exista un cobro de honorarios. Algunos administradores optan por enviar la carta ellos mismos, y si se evidencia que la carta no surge ningún efecto en el moroso, entonces es allí cuando recurren a la ayuda de su abogado(a).

En la Propiedad Horizontal es muy común enviar la carta de cobro prejuridico tan pronto el moroso cumple 3 meses en mora, sin embargo, no existe una fecha clara para el comienzo de estos procesos en la ley 675 del 2001.  Algunos administradores envían cartas de cobro prejuridico después del vencimiento de una primera cuota. El manejo que le des a estas cartas dependerá mucho de tu propia gestión y de lo descrito en tu reglamento de propiedad horizontal para la recuperación de cartera.

Recuerda que la carta prejuridica debe incluir el valor de la deuda al cierre del 1 del mes en curso, como también las consecuencias de no pagar la mora. La carta debe llevar un tono serio, preciso, pero también conciliador. Es aconsejable en esta carta dar la opción al moroso de firmar un acuerdo de pago con la administración para prevenir el cierre de las zonas comunes o para prevenir el inicio de un cobro ejecutivo.

Descarga aquí plantilla sugerida de cobro prejuridico a un moroso enviada por un administrador

Para la recuperación de cartera el administrador de una Propiedad Horizontal tiene varias herramientas a su disposición como:

1. Envío de cartas de cobro persuasivo o prejuridico
2. Acuerdos de Pago
3. Suspensión de Servicios no esenciales en la zona común
4. Inicio de Cobros Ejecutivos
5. Que hacer si un inmueble no puede ser embargado?

Dicho lo anterior, también es importante leer tu reglamento de propiedad horizontal. Si bien es cierto que la recuperación de cartera esta a cargo absoluto del administrador, también se debe tener en cuenta los procedimientos para esta gestión establecidos en tu reglamento.

Adicionalmente se debe tener en cuenta que la gestión de recuperación de cartera es una labor que se debe hacer continuamente. Cada mes existe un nuevo cobro de cuota de administración, o cuota extraordinaria si es el caso, y el no hacer ninguna gestión al respecto con las nuevas personas que entran en mora puede provocar que se incremente la cartera en tu unidad.

Para la recuperación de cartera el administrador de una Propiedad Horizontal tiene varias herramientas a su disposición como:

1. Envío de cartas de cobro persuasivo o prejuridico
2. Acuerdos de Pago
3. Suspensión de Servicios no esenciales en la zona común
4. Inicio de Cobros Ejecutivos
5. Que hacer si un inmueble no puede ser embargado?

Para el Administrador Saliente

a. Se profesional. No personalices el cambio. El administrador entrante no tiene responsabilidad sobre los motivos de tu desvinculación.

b. Brinda un trato respetuoso y colabora al máximo para facilitar una transición sin contratiempos. Hoy entregas una copropiedad, mañana podrías estar recibiendo una.

c. Agenda de común acuerdo los horarios para realizar el empalme con tiempo suficiente para que sea completo y ordenado.

d. Dedica espacio previo a la fecha de entrega para preparar el inventario, organizar los documentos y consolidar la información financiera.

e. La información de contraseñas, accesos a equipos, portales tributarios, sistemas de cumplimiento normativo y correos electrónicos es propiedad de la copropiedad, no tuya. La ley exige que entregues estos accesos al nuevo administrador.

f. El acceso a cuentas bancarias, chequeras y estados financieros debe ser entregado desde el momento en que se firma el acta de entrega. No se debe condicionar al registro de la nueva representación legal, ya que este trámite puede tardar días o semanas. Desde el mismo momento en que se firma el acta de entrega, el nuevo administrador es responsable de la gestión financiera.

g. Para tu tranquilidad, se debe dejar constancia escrita y firmada del acceso completo a los recursos financieros, incluyendo tokens, usuarios, contraseñas, chequeras, libretas de ahorro, CDTs, caja menor, etc. Se recomienda imprimir el estado bancario al momento de la entrega y anotar el número de cheques o libretas disponibles.

h. Aun con una entrega completa, es posible que el nuevo administrador necesite contactarte durante las primeras semanas. Mantén una actitud profesional y brinda el apoyo necesario.

Para el Administrador Entrante

a. Tan pronto recibas confirmación de tu nombramiento, comunícate con el administrador saliente. Infórmale quién eres, cómo fuiste nombrado y qué documentos necesitas para el empalme. No esperes hasta el último día. Al final de este artículo puedes descargar una plantilla de solicitud de empalme y una plantilla de acta de entrega.

b. Sé amable y profesional, independientemente de las circunstancias de salida del anterior administrador. Coordina con respeto el cronograma de entrega.

c. Durante el empalme, toma nota detallada de todo lo que se te indique. Incluso los datos más pequeños pueden ser útiles en tu gestión futura.

d. Documenta cuidadosamente todo lo recibido: equipos, documentos, llaves, inventarios, accesos digitales y observaciones relevantes. Se debe verificar físicamente los elementos entregados. Toma nota de los proyectos en curso aprobados en asambleas o por el consejo.

e. La entrega de recursos financieros debe constar de forma detallada en el acta de empalme: tokens, usuarios, contraseñas, chequeras, libretas, CDTs, caja menor, etc. Se debe imprimir el estado bancario al momento de la entrega.

f. Una vez firmada el acta de entrega y recibidas las llaves de la oficina, serás oficialmente el nuevo administrador de la copropiedad.

g. Se recomienda cambiar inmediatamente las claves bancarias, contraseñas de correos electrónicos y, si es necesario, cambiar cerraduras de las oficinas administrativas.

h. Mantén un trato respetuoso con el administrador saliente. Es probable que necesites su apoyo durante los primeros días.

i. Nunca hables mal de tus colegas. Si consideras que hubo manejos irregulares en la administración anterior, propón una auditoría formal. Que sean los expertos quienes emitan un dictamen técnico.

Descargar plantilla de solicitud de empalme

Descargar plantilla de acta de entrega

Conoce bien el reglamento y la ley: Prepárate con base en la Ley 675 de 2001 y el reglamento interno. Esto te dará autoridad y seguridad para actuar con fundamento.

Establece reglas claras al inicio: Antes de comenzar la asamblea, deja claro el reglamento de intervenciones: tiempo máximo por intervención, orden para hablar, respeto mutuo, etc.

Evita confrontaciones personales: No respondas ataques personales ni te enganches emocionalmente. Mantén siempre un tono profesional, neutro y firme.

Dirige la reunión con autoridad, no con autoritarismo: El presidente de la asamblea tiene facultades para moderar, conceder o retirar el uso de la palabra cuando sea necesario para garantizar el orden.

Lleva actas claras y testigos: Las actas de asambleas deben redactar las decisiones tomadas en asambleas, sin embargo, pueden incluir interrupciones o comportamientos indebidos de algún asambleísta. Es útil contar con un acta bien redactada y, si es virtual, grabar la sesión.

Fomenta la participación constructiva: Reconoce a los copropietarios que aportan ideas con respeto. Esto refuerza el buen comportamiento y desalienta las actitudes negativas.

Suspensión temporal en caso de desorden grave: Si hay desorden generalizado, el presidente de la asamblea puede suspender temporalmente la sesión hasta que se restablezca el orden.

Solicita acompañamiento legal o de conciliadores: En casos especialmente conflictivos, es recomendable contar con asesoría legal al momento de la asamblea, incluso como medida preventiva.

Cuando se debe celebrar una asamblea ordinaria de copropietarios?

Modelo sugerido de convocatoria y orden del día

Modelo sugerido de reglamento de participación para asambleas ordinarias

Consejos prácticos para tener una asamblea exitosa

1. Convocatoria

1. La Ley 675 establece que la convocatoria debe enviarse con 15 días de anticipación, sin contar el día en que se envía ni el día en que se realiza la reunión. Por ello, lo recomendable es enviarla con 17 días de antelación.

• Indica la fecha de la convocatoria con una hora específica para el registro y otra para el inicio formal de la asamblea.

• Incluye junto con la convocatoria toda la información necesaria para la reunión. Aunque la ley no exige adjuntar el informe de gestión ni los estados financieros, es recomendable enviarlos para que los copropietarios puedan revisarlos con tiempo y preparar sus preguntas. Ten presente que el no hacerlo, da pie para que los asambleístas presenten inconformidades al respecto.

• Aprovecha para enviar también el reglamento de la asamblea. Este puede estar en el reglamento de propiedad horizontal o ser aprobado por los asambleístas al inicio de la reunión.

Cuando se debe celebrar una asamblea ordinaria de copropietarios

Modelo sugerido de convocatoria y orden del día

Modelo sugerido de reglamento de participación para asambleas ordinarias

2. Difusión

• Haz una publicación masiva de la convocatoria para asegurar que todos los copropietarios la reciban:
• Envío por correo electrónico masivo
• Difusión en grupos o listas de WhatsApp
• Copias en los casilleros de portería
• Publicación en ascensores y carteleras
• Refuerza con recordatorios días antes de la reunión.

3. Registro de Asistencia

• Usa un sistema rápido y organizado para registrar la asistencia y determinar el quórum inicial.

• Ten una base de datos impresa de los copropietarios para verificar fácilmente si quienes se presentan son propietarios o apoderados.

4. Votaciones

• Utiliza un método claro para las votaciones como sistemas digitales o tarjetas de votación para conteos manuales.

• Sé puntual en el inicio de la reunión. Si no hay quórum, deja constancia en el acta y procede a reconvocar la asamblea según la ley.

5. Inicio de la Asamblea

Una vez empiece la reunión:

• Agradece a los asistentes por su presencia.

• Informa que la asamblea será grabada para la elaboración del acta.

• Preséntate indicando tu nombre y tiempo al frente de la administración.

• Presenta a las personas que te acompañan (consejo de administración, contador(a), revisor(a) fiscal, etc.).

• Lee el reglamento de participación y confirma la hora y quórum de inicio.

6. Desarrollo

• Mantén una actitud cordial, paciente y segura durante toda la reunión.

• Cuando se elija presidente de la asamblea, acompáñalo y oriéntalo en su papel de moderador.

• Concéntrate en lo que ocurre; evita distracciones.

• Si un copropietario plantea un tema que no está en el orden del día, explícale amablemente que se tratará en el momento oportuno.

• Antes de la asamblea prepara un informe para ti de respaldo con los datos más relevantes de gestión y finanzas para evitar improvisaciones.

• Si no sabes responder alguna pregunta, indícalo con sinceridad y comprométete a dar la respuesta después.

7. Informe de Gestión

Este es tu momento de brillar y mostrar todo lo logrado durante el año:

• Elabora una presentación visual (PowerPoint u otra herramienta) con fotos y datos que reflejen tu gestión durante el año anterior. Ten presente que este es tu momento de lucirte.

1. Recuerda que muchas de tus acciones pasan desapercibidas para los copropietarios; este es el espacio para que las conozcan y valoren tu gestión.

• Al finalizar la asamblea, agradece a todos los presentes su participación y colaboración.

• No esperes a tener un acta de asamblea firmada por el comité de verificador del acta y su presidente para publicar las decisiones tomadas. Puedes hacer una circular con anterioridad publicando esta información.

Conforme a lo previsto en el artículo 39 de la Ley 675 de 2001, y en ausencia de alguna disposición expresa en el reglamento de propiedad horizontal, la asamblea deberá llevarse a cabo dentro de los tres meses siguientes al cierre presupuestal, es decir, a más tardar el 31 de marzo. En caso de no convocarse en este plazo, la ley dispone que la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil de abril, a las 8:00 p.m., en el lugar indicado por el reglamento o en las instalaciones del conjunto.

Ahora bien, es importante aclarar que esta consecuencia aplica únicamente si no hubo convocatoria. Por tanto, si el administrador convoca la asamblea ordinaria dentro del plazo legal —por ejemplo, el 30 o 31 de marzo—, esta puede realizarse de manera válida en una fecha posterior, incluso en abril o mayo. Esta interpretación lógica y sistemática ha sido acogida en la práctica para garantizar el cumplimiento de la norma sin afectar el debido proceso ni la participación de los copropietarios. Además, conforme a los Decretos 398 de 2020 y 176 de 2021, estas reuniones pueden celebrarse de forma presencial, virtual o mixta, siempre que se garantice la validez y participación efectiva de quienes tienen derecho a asistir.

Descarga aquí una plantilla sugerida para la convocatoria y el orden del día

Descarga aquí una plantilla sugerida para el reglamento de participación en una asamblea ordinaria

Consejos prácticos para tener una asamblea exitosa