En APROPH te damos consejos prácticos para que puedas tener una asamblea exitosa. Ten en cuenta los siguientes puntos ANTES y DURANTE la asamblea:
1. Convocatoria
- La Ley 675 establece que la convocatoria debe enviarse con 15 días de anticipación, sin contar el día en que se envía ni el día en que se realiza la reunión. Por ello, lo recomendable es enviarla con 17 días de antelación.
- Indica la fecha de la convocatoria con una hora específica para el registro y otra para el inicio formal de la asamblea.
- Incluye junto con la convocatoria toda la información necesaria para la reunión. Aunque la ley no exige adjuntar el informe de gestión ni los estados financieros, es recomendable enviarlos para que los copropietarios puedan revisarlos con tiempo y preparar sus preguntas. Ten presente que el no hacerlo, da pie para que los asambleístas presenten inconformidades al respecto.
- Aprovecha para enviar también el reglamento de la asamblea. Este puede estar en el reglamento de propiedad horizontal o ser aprobado por los asambleístas al inicio de la reunión.
Cuando se debe celebrar una asamblea ordinaria de copropietarios
Modelo sugerido de convocatoria y orden del día
Modelo sugerido de reglamento de participación para asambleas ordinarias
2. Difusión
- Haz una publicación masiva de la convocatoria para asegurar que todos los copropietarios la reciban:
- Envío por correo electrónico masivo
- Difusión en grupos o listas de WhatsApp
- Copias en los casilleros de portería
- Publicación en ascensores y carteleras
- Refuerza con recordatorios días antes de la reunión.
3. Registro de Asistencia
- Usa un sistema rápido y organizado para registrar la asistencia y determinar el quórum inicial.
- Ten una base de datos impresa de los copropietarios para verificar fácilmente si quienes se presentan son propietarios o apoderados.
4. Votaciones
- Utiliza un método claro para las votaciones como sistemas digitales o tarjetas de votación para conteos manuales.
- Sé puntual en el inicio de la reunión. Si no hay quórum, deja constancia en el acta y procede a reconvocar la asamblea según la ley.
5. Inicio de la Asamblea
Una vez empiece la reunión:
- Agradece a los asistentes por su presencia.
- Informa que la asamblea será grabada para la elaboración del acta.
- Preséntate indicando tu nombre y tiempo al frente de la administración.
- Presenta a las personas que te acompañan (consejo de administración, contador(a), revisor(a) fiscal, etc.).
- Lee el reglamento de participación y confirma la hora y quórum de inicio.
6. Desarrollo
- Mantén una actitud cordial, paciente y segura durante toda la reunión.
- Cuando se elija presidente de la asamblea, acompáñalo y oriéntalo en su papel de moderador.
- Concéntrate en lo que ocurre; evita distracciones.
- Si un copropietario plantea un tema que no está en el orden del día, explícale amablemente que se tratará en el momento oportuno.
- Antes de la asamblea prepara un informe para ti de respaldo con los datos más relevantes de gestión y finanzas para evitar improvisaciones.
- Si no sabes responder alguna pregunta, indícalo con sinceridad y comprométete a dar la respuesta después.
7. Informe de Gestión
Este es tu momento de brillar y mostrar todo lo logrado durante el año:
- Elabora una presentación visual (PowerPoint u otra herramienta) con fotos y datos que reflejen tu gestión durante el año anterior. Ten presente que este es tu momento de lucirte.
- Recuerda que muchas de tus acciones pasan desapercibidas para los copropietarios; este es el espacio para que las conozcan y valoren tu gestión.
- Al finalizar la asamblea, agradece a todos los presentes su participación y colaboración.
- No esperes a tener un acta de asamblea firmada por el comité de verificador del acta y su presidente para publicar las decisiones tomadas. Puedes hacer una circular con anterioridad publicando esta información.
