Durante la gestión de cartera, algunos administradores optan primero por llamar a los propietarios en mora, lo cual esta bien, sin embargo, una carta de cobro persuasiva o de cobro prejuridico es una buena herramienta para dejar la trazabilidad de los cobros y tu gestión.
Para lo anterior es recomendable que cada mes tu contador(a) te envié el listado de la cartera tan pronto la facturación esta lista para el mes en curso. Usualmente este proceso puede realizarse durante los primeros 5 días hábiles del mes. Es importante que tengas claridad de cuál es el saldo de administración de cada inmueble al principio del mes. Un listado en Excel puede ser una buena herramienta de trabajo.
Una vez tengas este listado, y de acuerdo con el procedimiento descrito en tu reglamento se recomienda enviar una carta de cobro prejuridico al deudor moroso. Una carta prejuridica es aquella carta que se envía ANTES de empezar un cobro jurídico. Esta carta puede ser enviada por el administrador o por su abogado(a). Quien envíe la carta dependerá del manejo que tu como administrador des a esta gestión.
Es importante aclarar que cuando la carta prejuridica es enviada por un abogado(a), esta lleva mas “peso” en su intención de cobro. Es decir, no es lo mismo que un moroso reciba una carta de un abogado(a) a que la reciba de un administrador. Sin embargo, esto conlleva a que exista un cobro de honorarios. Algunos administradores optan por enviar la carta ellos mismos, y si se evidencia que la carta no surge ningún efecto en el moroso, entonces es allí cuando recurren a la ayuda de su abogado(a).
En la Propiedad Horizontal es muy común enviar la carta de cobro prejuridico tan pronto el moroso cumple 3 meses en mora, sin embargo, no existe una fecha clara para el comienzo de estos procesos en la ley 675 del 2001. Algunos administradores envían cartas de cobro prejuridico después del vencimiento de una primera cuota. El manejo que le des a estas cartas dependerá mucho de tu propia gestión y de lo descrito en tu reglamento de propiedad horizontal para la recuperación de cartera.
Recuerda que la carta prejuridica debe incluir el valor de la deuda al cierre del 1 del mes en curso, como también las consecuencias de no pagar la mora. La carta debe llevar un tono serio, preciso, pero también conciliador. Es aconsejable en esta carta dar la opción al moroso de firmar un acuerdo de pago con la administración para prevenir el cierre de las zonas comunes o para prevenir el inicio de un cobro ejecutivo.
Descarga aquí plantilla sugerida de cobro prejuridico a un moroso enviada por un administrador
Para la recuperación de cartera el administrador de una Propiedad Horizontal tiene varias herramientas a su disposición como:
