El mantener una sana convivencia en una copropiedad es una de las obligaciones más importantes que tiene un administrador de propiedad horizontal. Se debe comprender que La Ley 675 de 2001, que regula la propiedad horizontal en Colombia, le da al administrador la función de hacer cumplir el reglamento interno. No es una decisión personal, es una responsabilidad que la ley le impone. Esta función está respaldada por la Ley 675 de 2001, especialmente en sus artículos 50 y 59.
Adicionalmente, cuando los residentes sienten que las normas se hacen respetar, hay más orden y respeto entre todos. Si el administrador no actúa, los conflictos pueden crecer y generar mal ambiente en la copropiedad.
En APROPH te orientamos acerca de como hacer respetar las normas y fomentar una sana convivencia:
- Circulares
1. Una sana convivencia puede ser promovida mediante el envío de circulares constantes a los residentes. Las circulares se envían cuando hay faltas comunes para informar, prevenir conflictos, crear conciencia, dejar constancia y mantener el orden en la copropiedad. Es una herramienta útil, legal y necesaria.
2. Las circulares constantes ayudan a mantener informada a toda la comunidad.
3. Una circular bien redactada ayuda a que los residentes reflexionen sobre su comportamiento. No se trata de señalar a alguien en particular, sino de crear conciencia colectiva sobre el respeto a las normas y la sana convivencia.
4. Cuando la falta es generalizada, no es recomendable señalar a cada persona una por una (al menos al inicio). La circular es una forma preventiva y diplomática de corregir la situación sin generar confrontaciones directas.
5. La circular también sirve como prueba de que la administración cumple con su deber de hacer cumplir el reglamento. Si el problema continúa, puede usarse como sustento para tomar medidas correctivas o sancionatorias posteriores.
6. Recordar las normas por medio de circulares periódicas refuerza su valor y vigencia. Muchas veces los residentes incumplen por desconocimiento o costumbre, y estos recordatorios ayudan a corregir eso.
Como redactar una circular general por convivencia
- Llamados de Atención
1. La sana convivencia también puede ser controlada mediante llamados de atención. Una carta de llamado de atención personalizada, es decir, enviada directamente al infractor, es una advertencia formal que busca corregir una conducta antes de que se convierta en un problema más grande para la comunidad.
2. Un llamado de atención no es un castigo. El llamado de atención es una herramienta legal, preventiva y necesaria para mantener el respeto, la armonía y la buena gestión en la propiedad horizontal. Sin embargo, te recomendamos ANTES de enviar un llamado de atención, revisar tu Reglamento de Propiedad Horizontal, esto para garantizar que sigues el procedimiento establecido en tu reglamento.
Como redactar un llamado de atención
- Citación con el Comité de Convivencia
1. La sana convivencia también puede ser fomentada con el comité de convivencia de tu unidad, ya que cuando un residente incumple de manera repetida las normas de convivencia establecidas en el reglamento de propiedad horizontal, el administrador debe tomar medidas adicionales. Una de ellas es citarlo a una reunión con el Comité de Convivencia si este existe en la copropiedad. Sin embargo, te recomendamos ANTES de hacer una citación con el comité de convivencia leer tu reglamento de propiedad horizontal, esto para garantizar que aplicas el procedimiento establecido en tu reglamento.
2. El administrador debe citar al residente con el Comité de Convivencia porque es un paso clave para solucionar conflictos de manera pacífica, promover el diálogo, cumplir con la ley y proteger la armonía de la comunidad.
3. El Comité de Convivencia tiene como objetivo escuchar, dialogar y buscar soluciones pacíficas a los conflictos entre residentes. Es un espacio donde se puede explicar el problema, escuchar a las partes y llegar a compromisos sin necesidad de sanciones inmediatas.
4. Antes de imponer multas o llevar el caso al Consejo de Administración, es conveniente agotar la vía del diálogo. Citar al residente al Comité es una forma preventiva y conciliadora de resolver la situación.
5. La Ley 675 de 2001, en su artículo 59, reconoce la importancia de los mecanismos internos para promover la convivencia. El Comité de Convivencia cumple esa función dentro de muchas copropiedades, aunque su existencia no es obligatoria.
6. Este tipo de reuniones demuestran que la administración actúa con transparencia, justicia y voluntad de diálogo. Además, permiten que el residente sea escuchado y comprenda el impacto de sus acciones en la comunidad.
7. Al citar al residente y levantar un acta de la reunión, se deja constancia escrita del intento de solución. Esto será útil si el comportamiento continúa y se debe aplicar una sanción formal.
Como redactar una citación para un residente con el comité de convivencia
- Cartas de solicitud de ajuste a la norma
1. Una herramienta adicional para mantener una sana convivencia es la de otorgar un periodo de ajuste o corrección al infractor al reglamento. Esta medida tiene fundamentos tanto legales como humanos.
2. El administrador debe dar un periodo de ajuste a la norma cuando existe alguna violación a la norma que puede ser corregida, de esta forma se educa, se previene el conflicto, se respeta el debido proceso y se fortalece la convivencia. Es una forma legal, responsable y respetuosa de hacer cumplir el reglamento.
3. En esta clase de situación podemos dar como ejemplo la inadecuada instalación de un aire acondicionado. Si bien es cierto que, al instalar un aire acondicionado sin el permiso de la administración, o haber instalado un aire acondicionado sin seguir las debidas instrucciones del administrador se comete probablemente una falta al reglamento, esta violación a la norma puede ser corregida, para lo cual el artículo 59 de la Ley 675 puede ser claramente aplicado. En esta clase de casos se daría un periodo para que el infractor efectué la instalación de acuerdo con el reglamento de la copropiedad. Sin embargo, te recomendamos ANTES de redactar una carta de ajuste a la norma leer tu reglamento de propiedad horizontal, esto para garantizar que aplicas el procedimiento establecido en tu reglamento.
4. El propósito principal de la administración no es castigar, sino hacer respetar las normas promoviendo una buena convivencia. Dar un tiempo para que el residente corrija su comportamiento ayuda a resolver el problema sin generar enfrentamientos.
5. No todos los residentes conocen el reglamento a profundidad. Dar un periodo de ajuste permite informar y aclarar lo que está permitido y lo que no, sobre todo en casos donde la norma no es evidente para todos.
6. La Ley 675 de 2001 (artículos 59 y 60) habla de la posibilidad de aplicar medidas correctivas de forma progresiva. Primero se busca advertir y prevenir, luego intervenir si no hay cambios. El periodo de ajuste es una herramienta preventiva que encaja con ese espíritu.
7. Dar un tiempo razonable para corregir una conducta demuestra que la administración actúa con justicia, equilibrio y respeto por el debido proceso. Esto genera confianza en la comunidad y reduce la posibilidad de conflictos o quejas por arbitrariedad.
8. Al otorgar el periodo de ajuste mediante un comunicado o acta, se deja prueba de que la administración actuó correctamente, lo cual será muy útil si el residente persiste en la falta y se hace necesaria una sanción.
Como redactar una carta para un residente solicitando ajuste a la norma
- Aplicación de sanciones
1. En una copropiedad, todas las personas deben respetar unas normas básicas para que la convivencia funcione bien. Cuando un residente incumple el reglamento de manera grave o reiterada, el administrador, en cumplimiento de sus funciones, debe aplicar sanciones si ya se agotaron los llamados de atención, acuerdo con convivencia, y el periodo de ajuste.
2. El administrador debe sancionar cuando un residente persiste en violar el reglamento porque es su deber legal, protege la comunidad, hace respetar las normas y es el paso final tras intentar resolver el problema de manera amigable.
3. Sin embargo, se debe tener en cuenta que algunos casos de violación a la norma tienen un tratamiento diferente. Por ejemplo, si un residente agrede físicamente a una guardia de seguridad por estar ebrio, esta clase de violación daría lugar a una citación a descargos directa, para lo cual seria ilógico aplicar una llamado de atención, un ajuste a la norma, o una citación con el comité de convivencia. Por otro lado, te recomendamos ANTES de hacer una citación a descargos leer tu reglamento de propiedad horizontal, esto para garantizar que aplicas el procedimiento establecido en tu reglamento.
4. Según la Ley 675 de 2001, el administrador debe velar por el cumplimiento del reglamento y las decisiones de la asamblea. Si no actúa ante una falta, estaría incumpliendo sus deberes y puede ser responsabilizado por omisión.
5. Las normas están hechas para proteger los derechos de todos. Si un residente no es sancionado por violarlas, los demás pueden sentirse afectados e indefensos, lo que genera malestar y desorden.
6. Aplicar una sanción cuando corresponde refuerza la idea de que las reglas se hacen cumplir, y no son solo un documento sin valor. Eso fortalece la autoridad del reglamento y de la administración.
7. Antes de sancionar, el administrador generalmente hace llamados de atención, otorga periodos de ajuste y, si existe, cita al residente con el Comité de Convivencia. Si a pesar de esto no hay corrección, la sanción es una medida necesaria y justa.
Como redactar una citación a descargos
Como realizar una reunión de consejo para escuchar los descargos de un residente infractor
Como redactar una notificación de descargos de un residente sancionado
Como redactar un acta de consejo legalizando una sanción de un residente sancionado
