En APROPH te orientamos acerca de como redactar una circular de convivencia efectiva. Estos son algunos aspectos que debes de tener en cuenta antes de redactar tu circular:
- Define el objetivo de la circular
Antes de escribir, pregúntate:
¿Qué está pasando en la copropiedad que va en contra del reglamento?
¿Qué quiero lograr con esta comunicación? (informar, prevenir, corregir, llamar la atención…)
- No nombres personas, habla en general
La circular debe ser para todos, aunque el problema venga de unos pocos. No se deben mencionar nombres ni apartamentos específicos, para evitar conflictos personales.
- Sé claro, corto y respetuoso
Evita usar palabras complicadas o un tono agresivo. Usa frases sencillas y un tono cordial pero firme.
- Cita el reglamento
Menciona brevemente qué parte del reglamento se está incumpliendo. Esto le da autoridad a la circular.
📌 Ejemplo:
“Según el reglamento de propiedad horizontal, artículo 18, todos los residuos deben ser sacados entre las 6:00 p.m. y las 7:00 p.m.”
- Pide una acción clara
Explica qué se espera que los residentes hagan de ahora en adelante. Sé directo pero amable.
- Cierra con un mensaje positivo
Finaliza motivando a la convivencia y al respeto mutuo. Esto ayuda a mantener una buena relación entre administración y residentes.
- Firma y datos de contacto
Agrega tu nombre como administrador, y los datos para que los residentes sepan a quién acudir si tienen dudas.
- Consejo
Guarda un formato base de circular en Word con tu logo, encabezado y pie de página. Solo tendrás que modificar el contenido cada vez que necesites enviar una nueva.
- Envíos
Recuerda asegurarte de que todos los residentes vean constantemente tus circulares. Esto lo puedes hacer mediante correos masivos con copias ocultas a los destinatarios, mensajes masivos de difusión de WhatsApp, circulares impresas dejadas en los casilleros de los residentes, circulares impresas ubicadas en los ascensores y carteleras de la zona común.
