En APROPH te orientamos sobre cómo redactar una citación dirigida a un residente que ha incurrido en una posible infracción al reglamento de propiedad horizontal, con el fin de convocarlo a una reunión con el Comité de Convivencia. A continuación, te compartimos las principales recomendaciones:
a. Antes de citar al residente, el administrador debe explicar al Comité de Convivencia las circunstancias del caso y los objetivos de la reunión. En APROPH recomendamos que el administrador tenga un canal de comunicación directo, como un grupo de WhatsApp, con los miembros del comité.
b. La reunión debe programarse previamente con el comité, acordando fecha y hora. Se recomienda que se realice de manera presencial.
c. La citación debe estar dirigida directamente al residente involucrado, con copia al Comité de Convivencia y al Consejo de Administración.
d. En la citación se deben indicar claramente los temas que se abordarán durante la reunión, para garantizar transparencia y preparación de las partes.
e. Si la reunión busca mediar entre dos residentes, es preferible citarlos por separado, para evitar confrontaciones directas que puedan agravar la situación.
f. Debe aclararse en la citación que la reunión no tiene fines sancionatorios, no se harán reproches ni se exigirán compromisos imposibles de alcanzar. El objetivo es propiciar un espacio de diálogo para mejorar la convivencia dentro de la copropiedad.
g. Si la citación responde a una conducta reincidente, se debe informar que, en caso de inasistencia, se procederá con una citación formal a descargos ante el Consejo de Administración.
h. La citación debe estar redactada con lenguaje respetuoso, y cerrar resaltando que se valora la participación del residente, ya que el propósito de la reunión es promover una sana convivencia.
i. El administrador debe presentar previamente el caso al comité, y durante la reunión debe ceder el espacio al comité para que este adelante la conversación con el residente citado.
j. Finalmente, se debe solicitar al Comité de Convivencia que elabore un acta con los compromisos adquiridos o con un resumen de lo acontecido durante la reunión.
Descargar plantilla de citación con el comité de convivencia
