En APROPH te orientamos acerca de los documentos que debes gestionar para el inicio de un cobro ejecutivo.
- Certificado de Tradición Actualizado del bien inmueble
Para el inicio de un cobro ejecutivo lo primero que tendrás que hacer es descargar el certificado de tradición del inmueble en mora. Recordemos que esto se puede hacer a través de la página de la Superintendencia de Notariado y Registro, o yendo a instrumentos públicos de tu ciudad para comprar el certificado de tradición.
Tener presente que, para descargar el certificado de tradición necesitaras el número de matrícula del bien inmueble que pertenece al propietario moroso, el cual podrás encontrarlo en tu reglamento de propiedad horizontal. Si en tu reglamento no están detallados los números de matrícula inmobiliarias de cada bien inmueble, entonces deberás buscar el número de matrícula madre del certificado de tradición de toda la copropiedad el cual debe encontrarse a principios del mimo reglamento. En este certificado de tradición muy probablemente encuentres el número de matrícula individual de cada bien inmueble de tu copropiedad.
El certificado de tradición te servirá para saber a nombre de quien se encuentra el bien inmueble, su cedula o Nit, como también el estado actual del inmueble. La idea es radicar la certificación de deuda solicitando al juzgado un mandamiento de pago al copropietario(s) del inmueble, sin embargo, esta solicitud puede complicarse si el bien inmueble ya se encuentra embargado, si está a nombre del banco, o si existe una afectación a vivienda familiar o Patrimonio Familiar.
Mas adelante te explicaremos los recursos que puedes tener a tu alcance si el inmueble se encuentra a nombre del banco, o si existe alguna afectación a vivienda familiar o Patrimonio Familiar.
2. Como hacer una Certificación de la deuda
Este documento es quizás uno de los procesos que mas temen algunos administradores en el inicio de un cobro ejecutivo. Es importante tener presente que la certificación de la deuda es un documento oficial, radicado bajo juramento que detalla la deuda en mora de un copropietario, y por tal debe reflejar exactamente la deuda como figura en los libros contables de la copropiedad. La inclusión de información errónea en una certificación de deuda puede acarrear serios problemas a un administrador.
Es típico en algunos administradores generar la responsabilidad de la elaboración de la certificación de deuda sobre el contador(a) de la copropiedad, o sobre el abogado(a) de la unidad. Si existe esta colaboración por parte de tu equipo para la elaboración de la certificación de la deuda esto es extraordinario, sin embargo, te recordamos que ante la ley la persona que esta a cargo de la contabilidad de la unidad y la recuperación de cartera es el administrador. Tu eres responsable de elaborar la certificación de la deuda.
Una vez tengas la información del propietario(s), la certificación de deuda deberá contener esta información, la información de la copropiedad, valor de la deuda y las fechas de corte.
En APROPH te brindamos una plantilla que puedes utilizar para elaborar tu propia certificación de deuda. Sin embargo, es importante tener presente que los juzgados civiles municipales no son iguales en sus criterios para recibir las certificaciones de deuda. Algún juzgado te puede exigir retirar honorarios del abogado y costas del proceso de la certificación, como algún otro juzgado te puede solicitar retirar los intereses de mora. En cada caso, lo mas sensato es cumplir con la solicitud y radicar nuevamente la certificación de deuda tal como lo pide el juez. Sin embargo, si sientes que algún juzgado esta siendo irrazonable en sus peticiones, siempre podrás optar por retirar el proceso y radicarlo nuevamente al juzgado de reparto, con la esperanza que te asignen un nuevo juzgado.
Descargar plantilla de Certificación de deuda
3. Representación Legal Actualizada
Para la radicación del cobro ejecutivo necesitaras una copia del certificado de existencia y representación legal no mayor a 30 días de expedición. Sin embargo, algunos juzgados son un poco flexibles con este requisito.
4. Poder de representación del abogado
Para la radicación del cobro ejecutivo por parte de tu abogado(a) necesitaras un poder de representación. Este poder es muy probable que lo haga tu representante y lo envíe a tu correo para tu aprobación y firma. Hoy en día no es necesario notarizar este poder, sin embargo, si debe existir la evidencia de que estas autorizando a tu abogado(a) para que te represente en este proceso, esto usualmente se puede hacer enviando copias al juzgado de los correos cruzado entre el administrador y el abogado(a).
Una vez esté listo el CERTIFICADO DE TRADICION, la CERTIFICACION DE LA DEUDA, la copia actualizada de la CERTIFICACION DE LA EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL, y el PODER DE REPRESENTACION, tu abogado(a) podrá radicar la solicitud en el juzgado de reparto.
Recuerda
- Antes de iniciar este procedimiento, es recomendable leer el reglamento de propiedad horizontal de tu copropiedad para verificar que estés cumpliendo con tu propia normatividad interna.
- El inmueble responde directamente por la deuda, inclusive si cambio de dueño porque la obligación es propter rem.
- El embargo lo decreta un juez, no el administrador
- Cuando se radica el cobro ejecutivo puedes solicitar de una vez el embargo y secuestre del inmueble, como también embargo a cuentas bancarias del propietario u otros bienes del propietario.
- Inicialmente el juzgado expide un mandamiento de pago ordenando al propietario del inmueble pagar su deuda. Para esto tendrás que notificar de inmediato al moroso cuando esto suceda.
- Si al cabo de un tiempo el propietario no ha pagado, entonces podrás escribir otra vez al juzgado solicitando el secuestre del inmueble. Mas adelante podrás solicitar el remate del inmueble si las anteriores no han dado resultados. Es importante mantener estos procesos activos y estar solicitando al juzgado las acciones pertinentes.
- Toda deuda que no haya tenido una gestión de cobro durante más de 5 años caduca, es decir, si no existe un acuerdo de pago firmado, o si no se inició un cobro ejecutivo por este tiempo, las deudas más allá de 5 años caducan por desistimiento tácito.
- Asegúrate de estar monitoreando estos casos con el juzgado. Existen casos en los que el propietario rechaza la deuda o el inicio del cobro ejecutivo por algunas razones. Es primordial siempre contestar cada escrito por parte del juzgado o del propietario, so pena de incurrir en un desistimiento tácito y anulación del proceso.
📌 En resumen: cuando la carta prejurídica y el cierre de zonas comunes no logran resultados, el paso siguiente es el proceso ejecutivo, que debe ser llevado con orden, documentos correctos y preferiblemente con asesoría legal experta.
Para la recuperación de cartera el administrador de una Propiedad Horizontal tiene varias herramientas a su disposición como
