En APROPH te orientamos para que el proceso de empalme administrativo en una copropiedad sea ordenado, respetuoso y profesional. A continuación, te compartimos unas recomendaciones clave tanto para el administrador saliente como para el entrante:
Para el Administrador Saliente
a. Se profesional. No personalices el cambio. El administrador entrante no tiene responsabilidad sobre los motivos de tu desvinculación.
b. Brinda un trato respetuoso y colabora al máximo para facilitar una transición sin contratiempos. Hoy entregas una copropiedad, mañana podrías estar recibiendo una.
c. Agenda de común acuerdo los horarios para realizar el empalme con tiempo suficiente para que sea completo y ordenado.
d. Dedica espacio previo a la fecha de entrega para preparar el inventario, organizar los documentos y consolidar la información financiera.
e. La información de contraseñas, accesos a equipos, portales tributarios, sistemas de cumplimiento normativo y correos electrónicos es propiedad de la copropiedad, no tuya. La ley exige que entregues estos accesos al nuevo administrador.
f. El acceso a cuentas bancarias, chequeras y estados financieros debe ser entregado desde el momento en que se firma el acta de entrega. No se debe condicionar al registro de la nueva representación legal, ya que este trámite puede tardar días o semanas. Desde el mismo momento en que se firma el acta de entrega, el nuevo administrador es responsable de la gestión financiera.
g. Para tu tranquilidad, se debe dejar constancia escrita y firmada del acceso completo a los recursos financieros, incluyendo tokens, usuarios, contraseñas, chequeras, libretas de ahorro, CDTs, caja menor, etc. Se recomienda imprimir el estado bancario al momento de la entrega y anotar el número de cheques o libretas disponibles.
h. Aun con una entrega completa, es posible que el nuevo administrador necesite contactarte durante las primeras semanas. Mantén una actitud profesional y brinda el apoyo necesario.
Para el Administrador Entrante
a. Tan pronto recibas confirmación de tu nombramiento, comunícate con el administrador saliente. Infórmale quién eres, cómo fuiste nombrado y qué documentos necesitas para el empalme. No esperes hasta el último día. Al final de este artículo puedes descargar una plantilla de solicitud de empalme y una plantilla de acta de entrega.
b. Sé amable y profesional, independientemente de las circunstancias de salida del anterior administrador. Coordina con respeto el cronograma de entrega.
c. Durante el empalme, toma nota detallada de todo lo que se te indique. Incluso los datos más pequeños pueden ser útiles en tu gestión futura.
d. Documenta cuidadosamente todo lo recibido: equipos, documentos, llaves, inventarios, accesos digitales y observaciones relevantes. Se debe verificar físicamente los elementos entregados. Toma nota de los proyectos en curso aprobados en asambleas o por el consejo.
e. La entrega de recursos financieros debe constar de forma detallada en el acta de empalme: tokens, usuarios, contraseñas, chequeras, libretas, CDTs, caja menor, etc. Se debe imprimir el estado bancario al momento de la entrega.
f. Una vez firmada el acta de entrega y recibidas las llaves de la oficina, serás oficialmente el nuevo administrador de la copropiedad.
g. Se recomienda cambiar inmediatamente las claves bancarias, contraseñas de correos electrónicos y, si es necesario, cambiar cerraduras de las oficinas administrativas.
h. Mantén un trato respetuoso con el administrador saliente. Es probable que necesites su apoyo durante los primeros días.
i. Nunca hables mal de tus colegas. Si consideras que hubo manejos irregulares en la administración anterior, propón una auditoría formal. Que sean los expertos quienes emitan un dictamen técnico.
